Personel izin takip programı: Excel'den kurtulmanın 5 adımı, izin hakkı hesabı ve onay akışı

Personel izin takip programı aramaya başlayan bir KOBİ'nin hikayesi neredeyse her zaman aynı yerden başlar: bir tartışmadan. Çalışan "geçen mayısta üç gün kullandım" der, tabloda beş gün yazar; kimse hangisinin doğru olduğunu bilmez, çünkü asıl kayıt hiçbir zaman yapılmamıştır. İzin bir mesajla istenmiş, bir baş hareketiyle onaylanmış, sonra da kimsenin güncellemeyi hatırlamadığı bir dosyaya not düşülmüştür.

Bu rehber izni bir tablo sorunu olarak değil, beş halkalı bir zincir olarak ele alıyor: talep, onay, kayıt, bakiye ve ekip takvimi. Örnek senaryomuz Denge Makine, on dört kişilik bir imalat firması; izinleri iki yıldır ofis sorumlusunun bilgisayarındaki bir Excel dosyasında tutuyor. (Demo verisi.) Dosya kötü hazırlanmış değil. Sorun dosyada değil, dosyanın dışında kalanlarda.

İzin takibinin Excel'de kırıldığı 5 an

Bir izin tablosu genelde ilk yıl çalışır. İkinci yılda çatlar, üçüncü yılda kimse ona güvenmez. Aşağıdaki şema, Denge Makine'de bir yıl içinde biriken kırılmaları gösteriyor.

Beş anın ortak yanı şudur: hiçbiri kötü niyet ya da dikkatsizlik değildir. Hepsi kaydın doğmadığı anlardır. Kimse yanlış rakam yazmamış, sadece bir adım hiçbir yere yazılmamıştır.

• 1. Talep hiç yazıya dökülmedi. İzin çoğu zaman bir mesajla istenir: "Perşembe yokum, halledebiliriz değil mi?" O cümle bir kayda dönüşmediğinde izin gerçekleşir ama iz bırakmaz. Kural basit: sözlü ya da yazılı her izin talebi aynı gün bir kayda dönüşür, sözlü olanı da talebi alan kişi açar.
• 2. Onayı kimin verdiği belli değil. Küçük ekiplerde onay çoğunlukla koridorda verilir. Sorun onayın sözlü olması değil, onaylayanın adının ve tarihin hiçbir yerde durmamasıdır. Bir yıl sonra tartışma iki hafızanın çatışmasına döner ve bu tartışmanın kazananı olmaz.
• 3. Bakiye iki ayrı dosyada tutuluyor. Ofisin tablosu ile muhasebenin listesi bir noktadan sonra ayrışır. İki liste varsa doğru liste yoktur; sadece daha yakın zamanda güncellenmiş olan vardır.
• 4. Yarım gün ve tatil sayımı elle yapılıyor. Araya giren resmi tatil bir satırda düşülmüş, diğerinde düşülmemiştir. Bu, tabloya duyulan güveni tek başına bitiren hatadır: bir kez yanlış saydığınız anda bütün sütun şüpheli hale gelir.
• 5. Aynı haftaya üç izin birden düştü. Yukarıdaki dördü kayıt sorunudur; bu beşincisi görünürlük sorunudur. Talepleri tek tek onaylayıp ekip takvimine hiç bakmazsanız, tek tek makul olan üç karar birlikte bir üretim haftasını götürür.

Zincirin her halkasında ne kaydedilmeli?

Kırılmaları kapatmanın yolu daha çok disiplin değil, her halkada ne kaydedileceğinin önceden yazılı olmasıdır. Aşağıdaki tablo, bir iznin talepten ekip takvimine giderken bırakması gereken izi gösteriyor.

Bu tablonun en çok atlanan satırı ikincisidir. Onay, tek bir kelimeyle ("olur") verilip kaydın kendisine hiç dokunulmadığında iz bırakmaz. Onayı bir cümle değil, bir durum değişikliği olarak düşünün: kaydın üstündeki alan Beklemede'den Onaylandı'ya geçtiğinde onay gerçekten olmuştur, o alan değişmediyse olmamıştır.

Yıllık izin hakkı: kaç gün, kimden itibaren?

Bakiye hesabının başladığı yer hak ediştir. Türkiye'de asgari süreleri 4857 sayılı İş Kanunu'nun 53. maddesi belirler. Aşağıdaki tablo yalnızca bu maddedeki asgari süreleri özetliyor; sözleşmeyle daha fazlasını verebilirsiniz.

Aynı maddeye göre yıllık izne hak kazanmak için deneme süresi de dahil en az bir yıl çalışmış olmak gerekir. 56. madde ise sayım için önemli bir kural koyar: izin süresine rastlayan ulusal bayram, hafta tatili ve genel tatil günleri izin süresinden sayılmaz. Yani beş günlük iznin ortasına bir resmi tatil düşerse çalışan bir gün daha harcamış olmaz.

Bakiye tablosu: tek bakışta kim ne kadar kullandı?

İzin yönetiminin tek bir temel tablosu vardır ve adı bakiyedir: her çalışan için hak edilen, kullanılan ve kalan gün. Denge Makine'nin tablosu şöyle görünüyor.

Bu tablo toplamdan değil, uçlardan okunur. Kırmızı satır bir planlama sorunudur: Murat Deniz 20 günün 18'ini kullanmış, yıl bitmeden iki günü kalmış. Yeşil satırlar da bir sorundur, ters yönde: 14 günün 3'ünü kullanan çalışanın devreden izni birikiyor demektir ve bu birikim hem bir maliyet hem de bir tükenmişlik sinyalidir. Tabloya bakarken üç soru sorun:

Bakiyeyi ayda bir, hep aynı gün gözden geçirin. Rakam kadar eğilim önemlidir: eylülde hiç kimsenin bakiyesi azalmıyorsa, kasım ve aralıkta herkesin aynı anda izne çıkmak isteyeceğini şimdiden biliyorsunuz demektir.

Onay disiplini: kimin, ne zaman, neye göre

İzin tartışmalarının çoğu izin miktarından değil, onay belirsizliğinden çıkar. Aşağıdaki beş kural, aynı işi yapan iki yöneticinin aynı şekilde karar vermesini sağlar; ekip ilişkisini koruyan asıl şey de budur.

Bu beş kuralı tek sayfalık bir izin politikasına yazın ve herkesin okuduğundan emin olun. Politikanın cömert olması, yazılı olmasından daha az önemlidir: KOBİ'lerde izinle ilgili pahalı sorunlar gün sayısından değil, herkesin farklı bir kural hatırlamasından doğar. Hatırlatmayı sistemin işi haline getirmenin ayrıntılı anlatımı için otomatik hatırlatma sistemi yazısına bakabilirsiniz.

İlk 7 gün: kurulum planı

İzin takibine geçişin en sık başarısız olma nedeni, geçmiş yılların bütün izinlerini aynı anda taşımaya çalışmaktır. Günde yarım saat, yedi gün yeterlidir.

Sekizinci gün, bütün yeni talepler sistemden çıksın. Paralel yürütme ilk hafta faydalıdır, ikinci hafta zararlıdır: kimse aynı bilgiyi iki yere birden yazmaz, yazsa da biri eskir.

Ohana360'ta izin akışı nasıl işliyor?

İK360 bu zincirin talep, onay ve kayıt halkalarını üstlenir. Ne yaptığını abartmadan, ne yapmadığını da saklamadan anlatalım; bu yazının en önemli bölümü burası.

• Sekmeler: Ana Sayfa, Çalışanlar, İzin Talepleri, Masraflar, İş Başvuruları; yanında Şirketler, Kişiler, Görevler, Takvim, Dosyalar, Raporlar ve Dashboard'lar.
• Çalışan kaydı: ad soyad, ünvan, departman, e-posta, telefon, işe giriş tarihi, maaş ve durum (Aktif, İzinde, Ayrıldı). Maaş alanını yalnızca yöneticiler görür, çalışan kaydını yalnızca yöneticiler açar ve düzenler. Kayıt sayfasında dosyalar (sözleşme, belge), zaman tüneli, notlar ve paylaşım akışı bulunur.
• İzin talebi: çalışan, izin türü, başlangıç, bitiş ve gerekçe. Tür listesi hazır gelir: Yıllık İzin, Mazeret İzni, Hastalık İzni, Ücretsiz İzin, Doğum/Babalık, Diğer. Kaydederken toplam gün başlangıç ve bitiş dahil otomatik hesaplanır ve formda anında görünür.
• Kim kimin adına talep açar: çalışan kaydındaki ad ile kullanıcının adı birebir aynıysa, yönetici olmayan kullanıcı çalışan seçicisini değiştiremez; yani yalnızca kendi adına talep açar. Yöneticiler herkes adına açabilir.
• Onay: yeni talep Beklemede durumunda doğar ve org'a bir bildirim düşer. Yöneticiler İzin Talepleri listesindeki (ve kayıt sayfasındaki) Onayla ve Reddet düğmeleriyle durumu Onaylandı ya da Reddedildi yapar; karar kayıtta kalır ve listede renkli rozetle görünür.
• Liste ekranı: İzin Talepleri tam donanımlı bir liste görünümüdür: duruma, türe ve başlangıç tarihine göre süzgeç, kolon seçimi, sıralama, kayıtlı görünümler ve CSV / Excel dışa aktarma. Bakiye hesabını bu ekrandan çıkarırsınız.
• Ana sayfa şeridi: İK360 ana sayfasında önümüzdeki 7 gün içinde başlayan izinler bir şerit halinde listelenir; hâlâ onay bekleyenler acil işaretiyle görünür. Yanındaki Dikkat İsteyen Adaylar listesi ise işe alım tarafını izler.
• İşe alım: İş Başvuruları kanbanı beş aşamalıdır: Başvurdu, Mülakat, Teklif, İşe Alındı, Red. Kart üstündeki seçiciyle aşama değişir.
• Erişim ve gizlilik: çalışan, izin, masraf ve başvuru objelerinin org geneli varsayılan erişimini Kurulum'dan Özel yapıp paylaşım kuralıyla açabilirsiniz. Özlük verisi taşıyan bir uygulamada bu ilk günün işidir.
• Dahil değil: izin bakiyesinin uygulama tarafından tutulması ve otomatik düşülmesi, çalışan kaydında bir "hak edilen gün" alanı, resmi tatil takvimi ve otomatik tatil düşme, yarım gün izin, onaylı iznin ortak takvime düşmesi, bordro ve SGK entegrasyonu, e-Devlet bağlantısı, izin taleplerinin akış kanvasında ya da rapor oluşturucuda kullanılması ve çalışan listesinin CSV ile toplu içe aktarılması. Bunların hepsi için mevcut düzeninizi kullanmaya devam edersiniz.

Akışı 100 saniyede görmek isterseniz:

Bakiyeyi pratikte nasıl çıkarırsınız?

Bakiye alanı olmadığı için hesabı siz kurarsınız ve bu, ayda on beş dakikalık bir iştir. Sıra şöyle:

1. Hak ediş tablosunu yılda bir hazırlayın. Çalışan listesini işe giriş tarihiyle birlikte dışa aktarın, kıdem yılını hesaplayın, karşısına 14, 20 ya da 26 yazın.
2. Kullanılan günü aydan aya listeden alın. İzin Talepleri ekranında durumu Onaylandı olarak süzün, Gün kolonunu görünür yapın, listeyi dışa aktarın ve çalışan bazında toplayın.
3. Kalanı bir tabloda tutun. Hak eksi kullanılan. Bu tek sayfa, uygulamanın yerini almaz; uygulamadaki kayıtların özetidir ve kaynak veri artık tartışmasızdır.

Neden bu kadar açık söylüyoruz? Çünkü "otomatik bakiye" cümlesi çok sık kuruluyor ve satın aldıktan sonra bulunmadığını görmek, en baştan bilmekten çok daha pahalı. İK360'ın gerçekten çözdüğü sorun bakiyenin aritmetiği değil, kaydın var olması: talep yazılı, onay tarihli ve karar kalıcı.

Hangi raporları kurarsınız?

Burada da dürüst bir sınır var. Rapor oluşturucunun İK tarafındaki objeleri Çalışanlar, Masraflar ve İş Başvuruları'dır; İzin Talepleri rapor oluşturucuda bir obje değildir. İzin tarafındaki analizi liste görünümü ve dışa aktarma ile yaparsınız. Kurulabilecek raporlar şunlar:

Sekizinci satır bilerek farklı: rapor değil, kayıtlı bir liste görünümüdür. Onay bekleyen talepleri süzgeçle kaydedip listeyi favorilerinize alırsanız, her sabah tek tıkla açılan bir bekleyen işler ekranınız olur; bu, çoğu KOBİ için bir dashboard'dan daha çok işe yarar.

Çalışan ve izin kayıtlarınız hâlâ tablolarda duruyorsa geçişe oradan başlamak mantıklı: Excel ile takip rehberi taşıma sırasını ve tipik tuzakları anlatıyor. İzinden sonra sıra masraf ve tahsilat tarafına gelirse fatura ve tahsilat takibi yazısı aynı mantığı finans için kuruyor; platformun bütününü merak ediyorsanız CRM nedir yazısı iyi bir başlangıç. Güncel rakamlar fiyatlandırma sayfasında, kendi verinizle denemek için demo talebi açabilirsiniz.

Sık sorulan sorular